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Dans votre entreprise, estimez-vous que les espaces de travail sont utilisés de manière efficiente ?


Les recherches de VAD démontrent qu’en moyenne 55% des postes dans une aire de travail désignée sont inoccupés durant les heures normales de bureau.

Depuis plus de 10 ans, nous offrons des services de planification stratégique parmi lesquels nous proposons aux clients de mieux connaître l’utilisation de leurs environnements de travail. Entrent en jeu, les Études d’occupation d’espace.

Les EOE, que nous effectuons pour des entreprises que vous connaissez, notamment Mouvement Desjardins, Banque Nationale du Canada, la Maison Radio-Canada, Raymond Chabot Grant Thornton et bien d’autres, consistent à mesurer le taux d’inoccupation d’un espace donné, et de comprendre à quoi sert réellement la portion occupée.

Les études d’occupation d’espace expliquées

Alliant la gestion immobilière et le design d’intérieur, ce type d’analyse est un service offert aux clients souhaitant revoir leurs aménagements existants. Elles nous permettent de poser un diagnostic quant au taux réel d'occupation d'un espace. Ces données probantes serviront à concevoir un plan d’aménagement qui rentabilise le pied carré, de manière à maximiser la superficie totale occupée, et profiter de l’espace libéré autrement.

Différents moyens de collecte de données existent. Autrefois, on compilait les données des EOE par le biais d’observations manuelles. La compilation et l'analyse de ces données était faite à partir d'un chiffrier, duquel de multiples statistiques étaient extraites. Aujourd'hui, il est possible de raffiner ce processus par l'introduction d'outils technologiques.

L’arrivée d’une technologie pour appuyer la main d’œuvre

Une demande croissante pour ce genre d'analyse a été observée depuis les 5 dernières années et VAD s’est muni d’une nouvelle technologie de capteurs sur sièges qui enregistrent l’activité en temps réel. Ces capteurs sensibles aux micromouvements, traquent l’occupation d’une chaise et enregistrent la donnée en continu. Ils nous permettent de prolonger la phase de collecte de données et d'étendre l'étude sur une plus longue donnée pour offrir des résultats encore plus précis.

Le processus est transparent et efficace : le capteur est visible en tout temps et un plan de communication est prévu pour informer les participants de l'étude en cours. La collecte d'information se fait en toute protection de l'anonymat des usagers grâce à la pose aléatoire effectuée sur des chaises qui sont mobiles et non-assignées.

Non seulement cette technologie nous permet-elle d'observer à distance le mouvement dans les espaces de travail, mais elle nous permet également de retourner dans le temps pour accéder à une donnée précise. Nous pouvons par exemple poser la question: Combien de personnes utilisaient la grande salle de conférence entre 10h00 et 11h30 mercredi matin ?

Avec l’implantation des capteurs, on minimise la mobilisation du personnel sur le terrain, sans nuire aux activités quotidiennes du client, on concentre d'avantage nos efforts sur l’analyse des données plutôt que dans la cueillette.

Pourquoi réaliser ces études ?

L’intérêt grandissant pour ces données peut être expliqué par la valeur croissante du pied carré dans les grandes métropoles, qui pousse les propriétaires d’immeubles et les locataires à vouloir maximiser leurs espaces, et donc revoir la configuration et l’aménagement de leurs locaux dans une optique d’optimisation.

Avant même de mesurer l’occupation réelle par études approfondies, plusieurs chefs d’entreprises remarquent par simple observation la mauvaise exploitation des postes de travail mis à disposition du personnel.

Il n’est pas rare d’observer, par exemple, un poste de travail libre toute la journée, alors que son utilisateur est sur la route. Ou encore, une grande salle de conférence utilisée à moins de 20% de sa capacité, lorsque 2 ou 3 personnes sont réunies pour une réunion informelle ou une session de travail créative.

Ce que les EOE nous permettent notamment d'observer, ce sont les différents types d'espaces de travail que les usagers sélectionnent pour effectuer différents types de travail au quotidien.

L’aménagement qui tient compte des différents types de travailleurs

Dans la plupart des organisations, on peut compter jusqu'à quatre générations différentes de travailleurs qui cohabitent et collaborent ensemble. Ils ont des valeurs très différentes et cela se reflète sur leur façon de travailler. On parle ici des Baby-boomers, de la génération X, et des Milléniaux; composée de la génération Y et de la génération que l'on surnomme « C ». Cette nouvelle génération, c'est souvent celle pour qui nous planifions. C pour collaboration, connectivité, créativité et communication; des valeurs fondamentales qui sont à l'essence des modes de travail des « C ».

On remarque que le besoin d'ergonomie et d'espace, qui était très important pour la génération Traditionnelle et les Boomers, devient très peu essentiel pour les plus jeunes travailleurs.

Le bureau fermé avec fenêtre, jadis un symbole hiérarchique important, lui aussi perd l'intérêt des milléniaux, fervents d'espaces ouverts et de postes de travail flexibles favorisant la collaboration.

Un aménagement corporatif optimal et réussi tente de répondre aux attentes d'un maximum de ses usagers actuels, et tient compte des besoins futurs. Lorsque le mix générationnel au sein de l'entreprise est assez hétérogène, il est intelligent de favoriser la flexibilité et la variété dans les différents espaces de travail qui seront offerts.

La réduction du pied carré, mais pas à n’importe quel prix

La mobilité des employés est à la hausse, le taux d'usage réel des espaces de travail est à la baisse. Il est donc légitime de remettre en question nos manières de concevoir les espaces de travail. Mais avant d'entamer une densification, ou d'introduire des nouveaux principes d'aménagement comme l'hotelling, il faut identifier notre contexte; notre réalité propre.

Pour planifier une relocalisation, ou pour entamer un réaménagement, les études d'occupation d'espace permettent de dresser un portrait détaillé et vérifiable de l'utilisation de nos espaces de travail.

Elles permettent d'obtenir des données « béton » pour y ancrer une planification stratégique qui tient compte des tendances et des différents modes de travail qui sont favorisés au sein de notre organisation.

S'il est facile de s'arrimer aux tendances actuelles, il vaut souvent mieux planifier nos espaces en ayant pleine conscience de nos particularités, de nos valeurs et de nos aspirations. Il est essentiel d'aller au-delà des courants populaires, de prioriser une formule d'aménagement qui s'appuie sur notre réalité.

Entre vos murs, une quantité infinie de données fourmillent. Des procédés pour traduire ces données en solutions sont à votre portée. Ils joueront un rôle important dans la réalisation d'un aménagement optimal qui favorisera la rétention, le recrutement, l'innovation, et la croissance.

Vous avez le projet, nous avons les outils.

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